Iniciando en el BI

Qué es el BI o eso como se come?

Bueno si nos vamos a la definición de Wikipedia:

“El término inteligencias empresariales se refiere al uso de datos en una empresa para facilitar la toma de decisiones. Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, bien como la anticipación de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales.

Las herramientas de inteligencia se basan en la utilización de un sistema de información de inteligencia que se forma con distintos datos extraídos de los datos de producción, con información relacionada con la empresa o sus ámbitos y con datos económicos.

Mediante las herramientas y técnicas ELT (extraer, cargar y transformar), o actualmente ETL (extraer, transformar y cargar) se extraen los datos de distintas fuentes, se depuran y preparan (homogeneización de los datos) para luego cargarlos en un almacén de datos.

La vida o el periodo de éxito de un software de inteligencia de negocios dependerá únicamente del éxito de su uso en beneficio de la empresa; si esta empresa es capaz de incrementar su nivel financiero, administrativo y sus decisiones mejoran la actuación de la empresa, el software de inteligencia de negocios seguirá presente mucho tiempo, en caso contrario será sustituido por otro que aporte mejores y más precisos resultados.

Finalmente, las herramientas de inteligencia analítica posibilitan el modelado de las representaciones basadas en consultas para crear un cuadro de mando integral que sirve de base para la presentación de informes.”

¿Pero todo este texto que quiere darnos a entender? Pues bien la Inteligencia de Negocios, BI o Business Intelligence es un concepto tan amplio que engloba metodologías y herramientas para todo el tratamiento, control y gestión de los datos para poderlos convertir en información y finalmente permitir a los usuario generar conocimiento.

¿Bueno y de qué tecnologías y metodologías estamos hablando? Ok, pensemos en lo que normalmente suceden en cada una de las organizaciones donde hemos tenido alguna experiencia y en las cuales hemos visto que tienen un software para la planta de producción, para las ventas tenemos otro, para el manejo de los clientes tenemos otro, para las compras tenemos otro, para la distribución tenemos otro y así sucesivamente. Lamentablemente estos sistemas en muchas ocasiones no se encuentran interconectados de una forma homogénea y esto nos trae problemas en la unificación, actualización y veracidad de los datos. Es aquí donde empieza nuestra primera etapa de BI.

Antes de empezar a analizar datos y lograr tomar decisiones con base en la información debemos crear un proceso, con su respectiva herramienta, para la gestión de datos maestros o MDM (por sus siglas en inglés “Master Data Management”) en el cual debemos definir cuales son estos, que proceso son los que los generan y quienes son sus custodios. Debemos entender como dato maestro todo aquel dato que es transversal en la organización y que nos permite tomar decisiones estratégicas sobre él. Pero entonces como hacemos esta definición de los anhelados datos maestros, custodios y procesos, veamos un ejemplo algo cotidiano en mi país, Colombia:

El departamento de ventas de una empresa nos llama a ofrecernos un servicio complementario a los definidos sin saber que desde hace meses cancelamos nuestro contrato. Si fuimos clientes de dicha empresa y tienen nuestra dirección, cédula, teléfono, fecha de retiro, etc. (Datos maestros) es porque seguramente por el departamento de CRM (Custodio) tiene un proceso para podernos registrar y de mantener nuestra información actualizada (Proceso) que no tiene nada que ver con las áreas de ventas, facturación o recaudos pero que si están ligados directamente a ellos para lograr hacer su propia gestión correctamente como venderle servicio a un “cliente”. Del mismo modo los datos de los productos, puntos de venta, facturas, nomina, insumos, etc. son datos maestros si el negocio así lo requiere y siempre habrá un área encargada responsable de cada una de ellas con sus procesos claramente definidos.

Bueno hasta aquí por el día de hoy. En próximas entradas les seguiré contando más sobre este gran mundo del BI.

Ryuma